2023 YILINDA TUTULMASI ZORUNLU OLAN DEFTERLER, TASDİK EDİLME ZAMANLARI VE DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR

Her yıl olduğu gibi yine yıl sonu geldi, Mali Müşavirlerimizi tatlı bir yıl sonu telaşı sardı, artık bazı meslektaşlarımızın Mayıs ayının sonuna kadar gece yarılarına kadar çalıştığına, mükellefleri için yoğun bir mesai harcadıklarına şahit olacağız, bu yoğun mesailerinde ise, yeni yılda tutulacak defterlerin tasdiki, defter tasdik ücretleri mükelleflerine izah noktasında, bayram ve cenaze namazı gibi her yıl sonu mükelleflere tekrar tekrar hatırlama telaşı, bulunduğu yılın kayıtlarını kapatıp, yeni yıl kayıtlarının açılacağı, bulunduğu yılların yıllık beyannamelerini vereceği, kooperatiflerin genel kurullarını yapacağı, bir tempolu döneme merhaba dediler,

 Bu kadar telaşın arasında ise, yetkisi olmayan kişi ve kuruluşların açıkladığı mesnetten yoksun iddiaları mükelleflerine izah etmek zorunda kalıyorlar,

 Mali Müşavirlerin Serbest Meslek Faaliyeti kapsamında aldığı bedellerin tamamı ücret sayılmaktadır. İlgili ücretler net olup, bu ücretlerin içinde mükellefe yapabileceği, kırtasiye, ulaşım vs giderleri söz konusu değildir ve olamazda, ücret ve defter tasdik bedellerini geniş anlamda açıklayacak olursak,

 Serbest Meslek Kazancı, bir hesap dönemi içinde Serbest Meslek faaliyeti karşılı olarak tahsil edilen para ve ayınlar ile diğer suretlerle sağlanan ve para ile temsil edilen menfaatlerden bu faaliyet dolayısıyla yapılan giderler düşüldükten sonra kalan farktır.

 Defter Tasdik Ücretleri ise, Yetki ve sınırları kanunlarla ve tebliğlerle belirlenmiş Türmob’a bağlı Mali müşavirlerin kayıtlı olduğu odaların, yetkili danışma meclisinde, uzun istişareler sonucunda karara bağlanmış ve alınan bu kararları yıllardır ilan etme ehliyeti ve yetkisi olan tüzelkişiliğe sahip kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşları tarafından ilan edilmiş olan tavsiye niteliğinde asgari bir bedelden ibarettir,

-Bazı kişi ve kuruluşlar tarafından ehliyetsiz ve yetkisiz bir şekilde, yetki sınırları aşılarak defter tasdik giderleri için toplanan bedellere müdahale edilmektedir. Her yıl olduğu gibi bu yılda ara ara görmek mümkündür. Güzel bir atasözü var, Çıraklığını yapmadığınız işin ustalığını yapamazsınız, konuya hakim olmadan bu tip yayın yapan kişi ve kuruluşları saygıya davet ediyorum, bizim meslektaşlarımız yıllardır sizlere hizmet etmekte ve etmeye devam edecektir, uzun uğraşlar sonucunda kamu kurumu niteliğinde meslek kuruluşlarının aldığı ve üyelerine ilan ettiği ücret ve bedelleri eleştirmek çokta etik olmadığı açık, ben bu kişi ve kuruluşları saygıya davet ediyorum,

-Defter tasdik bedelleri odalar tarafından asgari olarak belirlenmektedir, bu bedeller belirlenirken faaliyeti az olan, fazla belgesi olmayan, personeli az olan veya olmayan işletmeler için 250 sayfadan az tasdik ettirilecek defterler için belirlenmektedir. En asgari belirlenen bedelleri, bilmeden konuya tam anlamı ile hakim olmadan eleştirmek yorum yapmak, hele hele bunların kuruluşlar tarafından yapılması kabul edilir nitelikte değildir, Ancak bu bedelleri ilişkin aksi karar verebilecek merciler ise yargılamaların yapıldığı mahkemelerimizdir.

-Defter tasdik ücreti belirlemeye yetkili kurumları ücretleri belirlerken neleri dikkate alarak bu bedelleri belirlerler, mükelleflerimiz için 1 yıl boyunca yapılacak; Defterlerin tasdiki esnasında notere yapılacak ödemeler, Ulaşım, Kırtasiye, İnternet hizmetleri, Bilgisayar sarf malzemeleri v.s. giderleri asgari düzeyde hesaplanarak belirlenmektedir.

Defter tasdiklerinin yapılması, tüm vergi mükelleflerini ve tacirleri ilgilendirmektedir, TTK’n yürürlüğe girmesi ile vergi mükellefi tacirlerimizin bu konulara dikkat etmesi zorunlu hale gelmiştir.

 6762 sayılı eski TTK’n unda olduğu gibi, yeni 6102 sayılı TTK’na göre Tüzel ve Gerçek kişiliği sahip olan vergi mükellefleri defter tutmak zorundadırlar, Tüm mükelleflerin açılış tasdiki yaptırmaları zorunlu olduğu, Bilanco esasına göre defter tutan mükelleflerin bazı defterlere kapanış tasdiki yaptırması zorunludur. Yeni TTK da yapılan düzenleme ile defter tasdik etme yükümlülüğü ve bu yükümlülüğe uyulmaması durumunda uygulanacak cezalar belirlenmiştir.

Sizlere, 2023 yılında Fiili olarak tutulması ve noter tasdikinin zorunlu olduğu defterlerden kısaca bilgi vereceği,

Açılış Tasdiki; Fiziki ortamda tutulan aşağıdaki defterler için söz konusu olacaktır.

1-Yevmiye Defteri

2-Defteri Kebir

3- Envanter Defteri

4- Pay Defteri

5-Yönetim Kurulu Karar Defteri

6-Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

-Yasanın 64. Maddesinde belirtilen ve bizzat işletme çalışanları tarafından tutulacak diğer defterler,

-Yevmiye, Defteri Kebir, Envanter ve Yönetim Kurulu Kararı Defteri, izleyen faaliyet dönemleri için açılış onayları, defterlerin kullanacağı faaliyet dönemlerinin ilk ayından önceki ayın içinde (birinci günü ile ayın sonucu günü arasında) yaptırılır,

-Pay defteri ve Genel Kurul Toplantı ve Müzakere defterleri ise tüm sayfalar kullanıldıktan sonra yenilenir, Yeterli sayfa bulunması durumunda her yıl tasdik zorunluluğu bulunmamaktadır.

-Kuruluş aşamasında tacir dilerse bu defterlerin açılış tasdiklerini ticaret sicili müdürlüklerine de yaptırılabilecektir.

Kapanış Tasdiki:

-Aşağıdaki defterler için kapanış tasdiki yaptırılacaktır. Diğer defterler için kapanış tasdiki zorunlu olmayı tacirler arzu ettiği takdirde diğer defterlere de kapanış tasdiki yaptırabilmektedirler,

-Yevmiye Defteri,

-Yönetim Kurulu Karar Defteri,

-Müdürler Kurulu Karar Defteri,

Yönetim kurulu karar defterlerini tutmak zorunda olan tacirler, kapanış tasdiklerini izleyen yılın ocak ayının sonuna kadar yaptırılması zorunludur,

Yevmiye Defterlerinin kapanış tasdikleri ise, izleyen yılın Haziran ayının son gününe kadar yaptırılması zorunludur, ancak mevcut kullandıkları Yevmiye defterlerinde ertesi hesap dönemi için yeterli yaprak bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı sonuna kadar onay (Ara Tasdiki) yenilemek sureti ile kullanmaya devam edebilirler,

Müdürler Kurulu Karar Defterinin kapanış tasdiki, Limited şirketlerde (Tutulması zorunlu olmadığı halde tutulması durumunda) kapanış tasdikinin izleyen yılın ilk ayının sonuna kadar yapılması zorunludur,

 Fiili olarak noterlerce yapılması gereken açılış ve kapanış tasdiki aranmayacak defterler;  

Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde, açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır. (Açılış ve Kapanış onayları GİB tarafından otomatik olarak yapılmaktadır)

-E-DEFTER TUTANLAR; YEVMİYE VE DEFTER-İ KEBİR DIŞINDAKİ DEFTERLERİ NOTERE TASDİK ETTİRECEKLER: E- defter tutan mükellefler; Yevmiye ve Defteri Kebir defterleri dışında, Tutmak zorunda oldukları defterleri kâğıt ortamında tasdik ettirmek ve tutmak zorundadırlar.

TUTULMASI ZORUNLU OLAN DEFTERLER İLE İLGİLİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN DİĞER HUSUSLAR.

TTK açısından:

Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar. (kullanıldığı yılı takip eden yıldan itibaren 10 yıl süre)

Gerçek kişi tacirlerden Vergi Usul Kanununa göre ikinci sınıf tüccar sayılanlar, yeni bir düzenleme yapılıncaya kadar bu Tebliğde sayılan defterler yerine mezkûr Kanun hükümlerine uygun olarak elektronik ortamda (Defter beyan Sisteminde) İşletme hesabı esasına göre defter tutabileceklerdir.

Elektronik ortamda tutulacak defterler ile ilgili 13.12.2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümleri uygulanacaktır.

TTK’nun 562/1-1. bendi düzenlemesine göre defterleri, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutmayanlar ile işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenemeyenler ve yerine getirmeyenler ve gerekli tasdikleri yaptırmayanlar hakkında  idari para cezası uygulanır.

Ayrıca TTK hükümlerine göre tutulmakla veya muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgileri, denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın, denetime yetkili olanlarca istenmesine rağmen vermeyenler veya eksik verenler ya da bu denetim elemanlarının görevlerini yapmalarını engelleyenler, fiilleri daha ağır cezayı gerektiren başka bir suç oluşturmadığı takdirde üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır.

Vergi Hukuku Açısından:

VUK’na göre onayı zorunlu defterlerin hiç veya zamanında onaylatılmamanın müeyyidesi ise şöyledir:

1-Açılış veya ara onayının süresi geçtikten sonra izleyen ay içinde yaptırılması, ikinci derece usulsüzlük cezasını gerektirir.

2-Söz konusu onayların süresi içinde yaptırılmadığı gibi, izleyen ay içinde de yaptırılmaması (veya bu süreler geçtikten sonra yaptırılması), onayın hiç yaptırılmadığı anlamına gelir ve kazancın re’sen takdiri ile iki kat birinci derece usulsüzlük cezasını gerektirir.

3- Ticari defterlerin tasdikinin yaptırılmaması veya izleyen ayın sonuna kadar yaptırılmamsı durumunda hiç yaptırılmamış sayılacağı gibi ayrıca VUK’da 1 yıl boyunca mal veya hizmet satın alma esnasında ödediği, KDV leri indirim konusu yapamayacaktır.

4-Onay zorunluluğu VUK’ndan değil TTK’ndan kaynaklanan Defter-i kebir için VUK’nda yer alan bu cezaların uygulanamayacağı tabiîdir.

-Keza, TTK’dan kaynaklanan kapanış onayının yaptırılmamış olmasının da vergisel açıdan bir müeyyidesi bulunmamaktadır.

4-Türkiye Noterler Birliği’nin 27.10.2014 tarih ve 105 numaralı genel yazısında, yapılan işlemin müeyyidesine etkisi ile ilgili bir açıklama yapılmamakla beraber kanuni süreler içinde yaptırılamayan kapanış, yenileme, açılış ve ek defter onaylarının yine aynı yılın sonuna kadar da yaptırılabileceği belirtilmiştir.

6-TTK’nın 64/5 inci maddesinde ticari defterlerin tutulması ve kayıt prensipleri yönünden VUK hükümlerine uyulacağının belirtilmiş olması nedeniyle kapanış onaylarının şirketlerin kanuni iş merkezlerinin bulunduğu yer noterliklerince yapılması gerekmektedir.

İcra İflas Kanunu Açısından:

İcra İflas Yasası’nın 310. maddesinin 5. fıkrası “Ticaret Kanununun 66’ncı maddesinin birinci fıkrasının 1 ilâ 3’üncü bendlerinde sayılan defterleri hiç veya Kanunun emrettiği şekilde tutmamış ise” hükmü kendisinde bulunan kimsenin iflas etmesi halinde taksirli sayılacağını açıklamakta ve bunların Türk Ceza Yasası’nın göre cezalandırılacağını bildirmektedir.

Bu durumda kapanış tasdiki yaptırmamış bir tacirin iflas etmesi halinde “Taksirli Müflis” sayılacak ve Türk Ceza Yasası hükümlerine göre cezalandırılacaktır.

-Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanunu’nun 222. maddesi hükmü çerçevesinde,

-Ticari defterlerin ticari davalarda delil olarak kabul edilebilmesi için, kanuna göre eksiksiz ve usulüne uygun olarak tutulmuş, açılış ve kapanış onayları yaptırılmış ve defter kayıtlarının birbirini doğrulamış olması şart olduğundan, defterlerin kapanış onaylarının yaptırılması ayrıca önemlidir. Aksi durumda ise ticari davalarda delil olarak kullanılamaz. Sağlıcakla kalın,